貿易事務や輸出入担当者は、海外取引先、フォワーダー、船会社、通関業者、倉庫との書類確認、船積み手配、通関確認、不備修正、遅延連絡、到着・引き渡しで英語を使います。必要なのは流暢な商談力だけではなく、書類の項目を照合し、期限と担当者を明確にし、通関上の判断を専門家へ正確につなぐ力です。
現場ですぐ使える例文は、b-cafe.netの「貿易事務・通関業務で使う英語フレーズ」にまとめています。
貿易事務で英語を使う6つの場面
- 書類確認：インボイス、パッキングリスト、品名、数量、金額、重量を照合する
- 船積み手配：予約、締切、出港日、到着予定日、コンテナ情報を確認する
- 通関確認：必要書類、申告状況、照会事項、許可状況を通関業者へ確認する
- 不備・修正：不一致箇所と修正担当、再提出期限を明確にする
- 遅延連絡：確認済みの事実、現時点の予定、次回更新時刻を分けて伝える
- 到着・引き渡し：到着通知、搬出条件、倉庫、配送、受領確認をつなぐ
必要な4つの英語力
1．書類の同じ項目を横断して照合する力
インボイスとパッキングリスト、発注書、船積書類の品名・数量・重量・金額・荷印などを同じ軸で比較します。単語を知るだけでなく、どの書類のどの項目が一致していないかを説明する力が必要です。
2．期限と担当を明確にする力
船積みや通関では締切が連続します。Please send …だけで終わらせず、何を、誰が、いつまでに、どの形式で送るかを確認します。
3．事実と見込みを分けて伝える力
遅延時には、確定した事実、現在確認中の事項、暫定予定を混ぜないことが重要です。The vessel departed one day late.は事実、The revised ETA is currently …は現時点の予定として分けます。
4．通関判断を専門家へつなぐ力
税番、関税、規制、原産地、輸入可否、申告内容は専門判断が必要です。担当者個人で断定せず、商品情報と質問を整理して通関業者・社内専門部署へ確認します。
実務から逆算する勉強法
- 自社で使う書類の正式名称と必須項目を一覧にする
- 2つの書類を比較し、不一致を英語で3文にまとめる
- 締切・担当・提出形式を確認する定型文を練習する
- 正常、書類不備、船積み遅延、通関照会の4ケースでメールを作る
- 専門判断が必要な質問を通関業者へ引き継ぐロールプレイをする
専門用語は自社の実書類で覚える
貿易用語は輸送手段、契約条件、会社の役割で使い方が変わります。一般的な単語帳だけでなく、自社のインボイス、パッキングリスト、B/LやAWB、到着通知、通関依頼書などを教材にし、担当欄と確認手順ごと覚えましょう。
税番・関税・規制・輸入可否は断定しない
HSコード、関税率、原産地規則、許認可、検査、輸入可否は、品物、用途、原産国、法令、申告内容によって変わります。この記事の英語表現は確認と連絡の型として使い、正式な判断は通関業者、税関、社内の専門担当へ確認してください。
まとめ
貿易事務・通関連携に必要な英語は、書類の同じ項目を照合し、期限と担当を明確にし、事実と見込みを分け、専門判断を適切につなぐ英語です。具体的な表現は「貿易事務・通関業務で使う英語」も活用してください。
船会社・航空会社・倉庫・海外代理店を横断して輸送を調整する方は、国際物流・フォワーダーに必要な英語力と勉強法もご覧ください。
